Management Proyek di Bidang IT

A. Pendahuluan

   Assalamualikum wr.wb, apa kabar semuanya ? kembali lagi dengan saya di MY BLOG. Pada kesempatan saya kali ini, saya akan mensharing tentang management proyek di bidang IT.

B.  Pengertian

     Management proyek adalah sebuah disiplin dalam hal perencanaan, pengorganisasian, pengelolaan (menjalankan serta pengendalian) untuk mencapai tujuan-tujuan proyek. Proyek adalah sebuah yang  bersifat sementara yang telah ditetapkan awal pekerjaannya dan waktu selesainya (dan biasanya dibatasi oleh waktu dandibatasi oleh sumber pendanaan) untuk mencapai tujuan dan hasil yang spesifik dan unik.

C. Latar Belakang

    Management Proyek merupakan suatu metode yang dapat diterapkan pada semua bidang pekerjaan yang telah melalui tahap perencaan untuk mencapai tujuan dengan jangka waktu yang telah ditentukan dan bersifat sementara.

D. Maksud dan Tujuan

     Management Proyek bertujuan untuk menentukan waktu kapan suatu proyek dimulai dan berakhir, mengetahui seberapa besar resiko yang ada, menghitung banyaknya pendanaan yang harus dikeluarkan untuk melakukan suatu proyek, menjalankan proyek, pengendalian proyek, dan menganalisis hasil.

E. Alat dan Bahan

     1. PC

     2. Ebook Management Proyek Bidang IT

     3. Internet

F. Pembahasan

    Menurut George R. Terry telah merumuskan empat fungsi pada Management Proyek (P.O.A.C) :

    1. Planning        (Perencanaan)

    2. Organizing    (Pengorganisasian)

    3. Actuating      (Penggerakan)

    4. Controlling   (Pengendalian)

Planing (Perencanaan)

    Adalah proses yang secara sistemtis guna mencapai tujuan dan sasaran tertentu. Kegiatan diartikan sebagai kegiatan yang dilakukan pada kegiatan konstruksi, dimana seorang penanggung jawab (Kontraktor) maupun pengawas (Konsultan) berkewajiban menyusun planing-planing yang tepat untuk mencapai tujuan sesuai dengan tanggung jawab dan tugas masing-masing.

Pada proses planing ada beberapa hal yang harus diperhatikan :

1. Permasalahan yang terkait dengan sumber daya yang tersedia.

2. Cara mencapai tujuan dan sasaran dengan memperhatikan sumber daya yang tersedia.

3. Penerjemahan kegiatan terhadap program-program kegiatan yang kongkrit

4. Penetapan jangka waktu yang dapat disediakan guna mencapai suatu tujuan dan sasaran.

Organizing (Pengorganisasian)

    Pengorganisasian kerja bermaksud sebagai pengaturan atas suatu kehgiatan yang dilakukan oleh sekelompok orang, dan dipimpin oleh pimpinan kelompok atau suatu wadah organisasi. Wadah organisasi ini menggambarkan hubungan-hubungan struktural dan fungsional yang diperklukan untuk melakukan tanggung jawab, sumber daya maupun data.

Dalam proses management, organisasi berfungsi untuk :

1. Menjalin terpeliharanya organisasi dengan baik.

2. Membantu pimpinannya dalam menggerakkan fungsi -fungsi management.

3. Mempersatukan pemikiran dari organisasi yang lebih kecil yang berada didalam kordinasinya.

Dalam fungsi organizing, koordinasi merupakan mekanisme hubungan struktural maupun fungsional yang secara konsisten harus dijadikan. Koordinasi dapat dilakukan melalui mekanisme :

1. Koordinasi Vertikal     (menggambarkan fungsi komando).

2. Koordinasi Hirizontal (menggambarkan interaksi satu level) dan,

3. Koordinasi Diagonal   (mengambarkan koordinasi berbeda level tapi diluar komando).

Koordinasi Vertikal dan bersifat Hirarkis :

1.Pelaksanaan konstruksi : Koordinasi anatara General Superintendant dengan Material Superintendant atau dengan Construction Engineer atau dengan Equipment Superintendant.

2. Field Supervision Team, Koprdinasi antara Side Engineer dengan Quantity Engineer atau dengan Quaity Engineer merupakan koordinasi vertikal bersifat hirakis.

Koordinasi Horizontal dan bersifat satu level :

1. Pelaksanaan konstruksi, kooordinasi antara material superintendant dengan site engineer dengan construction engineer atau dengan equipment superintendant.

2. Field supervision team, koordinasi antara quantity engineer atau dengan quantity engineer merupakan koordinasi horizontal bersifat satu level.

Koordinasi Diagonal :

    Koordinasi antara General Superintendant dengam Site Engineer merupakan koordinasi horizontal dan bersifat satu level, sedangkan koordinasi antara kepala satuan kerja pekerjaan civil works dengan General Superintendant atau dengan site engineer merupakan koordinasi vertikal.

Actuating (Penggerakan)

   Actuating diartikan sebagai fungsi manajemen untuk menggerakkan orang yang tergabung dalam organisasi agar melakukan kegiatan yang telah ditetapkan didalam planning. Pada tahap ini diperlukan kemampuan pimpinan kelompok untuk menggerakkan, mengarahkan, dan memberikan motivasi kepada anggota kelompoknya untuk secara bersama-sama memberikan kontribusi dalam menyukseskan manajemen proyek mencapai tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan.

Berikut ini beberapa metode yang menyukseskan "actuating". yang dikemukakan oleh George R. Terry, yaitu :

1. Hargailah seseorang apapun tugasnya sehingga ia merasa keberadaannya didalam kelompok atau organisasi menjadi penting.

2. Instruksi yang dikeluarkan seorang pimpinan harus dibuat dengan pertimbangankan adanya adanya perbedaan individual dari pengawalnya, hingga dapat dilaksanakan dengan tepat oleh para pegawainya.

3. Perlu ada pedoman kerja yang jelas, singkat, mudah difahami dan dilaksanakan oleh pegawainya.

4. Lakukan praktek partisipasi dalam manajemen guna menjalin kebersamaan dalam penyelenggaraan manajemen, hingga setiap pegawai dapat difungsikan sepenuhnya sebagai bagian dari organisasi.

5. Upayakan memahami hak pegawai termasuk urusan kesejahteraan, sehingga tumbuh sense of belonging dari pegawai tersebut terhadap tempat bekerja yang diikutinya.

6 Pimpinan perlu menjadi pendengar yang baik, agar dapat memahami dengan benar apa yang melatarbelakangi keluhan pegawai sehingga dapat dijadikan bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan.

Controlling (pengendalian)

    Controlling diartikan sebagai keiatan guna menjamin pekerjaan yang telah dilaksanakan sesuai dengan rencana. Didalam manajemen proyek jalan atau jembatan, controlling terhadap pekerjaan kontraktor dilakukan oleh konsultan melalalui kontrak supervisi dimana pelaksanaan pekerjaab konstruksinya dilakukan oleh kontraktor. Pengawas umum (General super(intedant) berkewajiban melakukan pengendalian (secara berjenjang) terhadap pekerjaan yang dilakukan oleh staf dibawah kendalinya yaitu Site Administration, Quantity Surveyor, Materials Superintendant, Construction Engineer, dan Equipment Engineer untuk memastikan masing-masing staf sudah melakukan tugasnya dalam koridor "jaminan kualitas (Quality Assurance)".  Sehingga tahap-tahap pencapaian sasaran sebagaimana direncanakan sepenuhnya.

    Kegiatan ini berlaku juga dalam kegiatan internal konsultan supervisi, dalam artian, kepada pihak luar konsultan supervisi itu bertugas mengawasi kontraktor, selain itu secara internal Site Engineer juga melakukan controlling terhadap Quantity Engineer. Secara keseluruhan internal controlling ini dapat mendorong kinerja konsultan supervisi lebih baik didalam mengawasi pekerjaan kantor.

Ruang lingkup kegiatan controlling mencakup pengawasan atas seluruh aspek pelaksanaan rencana antara lain adalah :

1. Produk Pekerjaan, baik secara kualitatif maupun kuantitatif.

2. Seluruh sumber-sumber daya yang digunakan (manusia, uang, peralatan, dan bahan).

3. Prosedur dan cara kerjanya.

4. Kebijaksanaan teknis yang diambil selama proses pencapaian sasaran.

   Controlling harus bersifat obyektif dan harus dapat menemukan fakta-fakta tentang pelaksanaan pekerjaan dilapangan dan berbagai faktor yang mempengaruhinya. Rujukan untuk menilainya adalah memperbandingkan antara rencana dan pelaksanaan, untuk memahami kemungkinan terjadinya penyimpangan.

G. Kesimpulan

     Seorang karyawan atau pemimpin dari sebuah proyek harus mengerti dan paham terhadap konsep management proyek, Agar terbentuknya koordinasi yang baik antara pemimpin dengan karyawan. Jika komunikasi terjalin dengan baik, maka proyek yang telah direncanakan akan berjalan sesuai dengan rencana dan berakhir sesuai dengan waktu yang telah ditetapkan. Menjadikan konsep management proyek sebagai salah satu edukasi pembelajaran sangat  bermanfaat sebagai awalan untuk memberikan gambaran dan juga arahan tentang bagaimana cara berkoordinasi dengan baik demi keberhasilannya sebuah proyek.

H. Referensi
     Mbah Suro
     Ebook Management Proyek Bidang IT disini

     
     Nah, itu dia sekian sharing dari saya. Mohon maaf jika ada salah kata, dan semoga bermanfaat.

Wassalamualaikum wr,wb.

Share this post